Mais de 14 mil processos e 76 mil despachos foram registrados, no eSalvador, somente em setembro passado. O sistema eletrônico permite criar, tramitar, consultar e arquivar processos com segurança, agilidade e transparência, nos órgãos municipais.
Desde que foi plenamente implantado, em setembro de 2020, o software já recebeu o registro de mais de 170 mil processos e de mais de 825 mil despachos. Os atos administrativos por meio eletrônico já permitiram a economia de oito milhões de folhas de papel, desde a implantação.
Os processos com mais incidência são os relacionados ao pagamento de fornecedores, informações judiciais e aqueles referentes à saúde e atendimento ao cidadão, por meio dos quais são solicitados itens, equipamentos, materiais de saúde e serviços, principalmente devido à pandemia. Entre os processos abertos desde 2020, quase 107 mil já foram solucionados e arquivados e outros 68 mil seguem em andamento.
Os órgãos que mais registraram os processos foram a Secretaria Municipal da Saúde (SMS), Procuradoria Geral do Município (PGMS), Secretaria Municipal da Educação (Smed), Secretaria Municipal de Promoção Social, Combate à Pobreza, Esportes e Lazer (Sempre) e Secretaria Municipal de Gestão (Semge).
Funcionamento – O eSalvador foi desenvolvido pela Semge, em parceria com a Companhia de Governança Eletrônica (Cogel), proporcionando um impacto positivo direto na administração e na gestão da Prefeitura. O sistema gera celeridade, economia e sustentabilidade para o Município, atualizando o trabalho dos órgãos e otimizando a prestação dos serviços públicos ao cidadão.
Segundo a gerente do projeto, Lisiane Alves, o tempo de tramitação dos processos foi reduzido consideravelmente e, com isso, a produtividade dos colaboradores também aumentou, permitindo inclusive a execução de atividades remotas por parte dos servidores, durante a pandemia.
Ela destaca que as rotinas de trabalho foram otimizadas com a incorporação de práticas inovadoras, possibilitadas pela nova ferramenta, que garante maior controle, segurança e transparência. “O controle a partir dos registros, em tempo real, permite ainda a coleta de dados estatísticos, para um melhor planejamento das ações e tomadas de decisão no âmbito do Município”, afirma Alves.
A gestora explica como uma solicitação pode ser atendida de forma mais rápida com a tramitação eletrônica. “Há pedidos que dependem de mais de um órgão para serem solucionados. Se o cidadão dá entrada na Defesa Civil de Salvador, por exemplo, solicitando auxílio moradia no formato eletrônico ,por estar morando em área de risco, o mesmo processo é encaminhado de maneira imediata para a Sempre, para a análise técnica, que por sua vez realiza os devidos lançamentos para fins de pagamento do benefício”, resume.
Antes, essa tramitação necessitava do deslocamento físico, por meio da disponibilidade de um veículo com motorista, ou serviço de táxi, e de um mensageiro. Com isso, o prazo de resposta era muito maior e o cidadão, muitas vezes, ainda precisava se deslocar até o órgão, para obter retorno de sua demanda. Hoje, eventual diligência, deferimento ou indeferimento podem ser comunicados por meio de contato telefônico ou e-mail do requerente, cadastrado no sistema no ato da abertura do processo.
“Tudo isso proporciona celeridade para o cidadão e economia para o Município. Com o processo eletrônico temos uma economia operacional muito grande, que envolve investimentos antes feitos em papel, impressão, tinta, carimbo, locação ou manutenção de espaço físico, para guarda de arquivos, de veículos, combustível e pessoal para garantir a tramitação entre os setores, órgãos e entidades da Prefeitura, entre outros”, explica.
Utilização – O eSalvador é utilizado pelos 33 órgãos da Prefeitura. Diariamente, 700 processos, em média, são registrados no sistema. Há dois tipos de registro de processos, sendo um deles os que são requisitados diretamente pelo cidadão, nos pontos de atendimento de cada órgão municipal, com o auxílio de um servidor público. O outro processo é aberto pelos próprios servidores.
Cada usuário possui cadastro único e perfil compatível com as atividades exercidas em sua unidade de lotação. Na pandemia, a iniciativa também facilitou a transição das comunicações externas, com órgãos municipais de forma digital, que hoje ocorrem através de e-mail, e o acesso ao trabalho remoto.
